A transformação Digital em Ação
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| O Enterprise Content Management é um conjunto de tecnologias |
Atualmente estamos vivenciando a quarta transformação tecnológica da forma como armazenamos e gerenciamos o conhecimento humano.
Começamos esculpindo nossas informações na pedra, depois desenhamos símbolos em um papiro egípcio, escrevemos no papel como conhecemos hoje e agora somos capazes de manipular informações com cristais de quartzo.
A maneira como nos comunicamos mudou radicalmente nos últimos 20 anos. Você lembra de como era esperar uma carta de alguém que estava em outra cidade ou país? Lembra de como guardava suas fotografias, de como chamava um táxi. Pense na velocidade que as coisas acontecem hoje, nas vantagens e facilidades que temos. Novas tecnologias surgiram, disruptivas, que transformaram completamente o modo como fazemos as coisas.
Também está em pleno processo de transformação a forma como as empresas arquivam e gerenciam um dos seus ativos mais importantes - O conhecimento.
Se na sua empresa os documentos ainda são criados em papel, precisam circular até conseguir uma assinatura ou aprovação para finalmente serem arquivados numa pasta, saiba que sua empresa está perdendo em termos de competitividade para aquelas que já optaram por fazer a transformação digital dos serviços oferecidos a seus clientes e alavancaram a eficiência, criaram novos hábitos nos consumidores e mudaram a forma de lidar com o conhecimento.
De acordo com uma pesquisa da Markets And Markets, o tamanho do mercado de ECM irá crescer de US $ 24 bilhões em 2015 para US $ 59 bilhões até 2020.
Assim sendo, não basta ter um arquivamento organizado e ser capaz de encontrar rapidamente a informação que procura, mas também é importante ter processos mais seguros e eficientes abrangendo toda a organização de documentos. Hoje, as empresas que não acompanham a transformação digital e continuam confiando nos arquivos analógicos, processos de negócios baseados em papel, além de comprometer a sua produtividade, também colocam em risco a sua permanência no mercado a longo prazo.
O que são softwares de Enterprise Content Management?
Começamos esculpindo nossas informações na pedra, depois desenhamos símbolos em um papiro egípcio, escrevemos no papel como conhecemos hoje e agora somos capazes de manipular informações com cristais de quartzo.
A maneira como nos comunicamos mudou radicalmente nos últimos 20 anos. Você lembra de como era esperar uma carta de alguém que estava em outra cidade ou país? Lembra de como guardava suas fotografias, de como chamava um táxi. Pense na velocidade que as coisas acontecem hoje, nas vantagens e facilidades que temos. Novas tecnologias surgiram, disruptivas, que transformaram completamente o modo como fazemos as coisas.
Também está em pleno processo de transformação a forma como as empresas arquivam e gerenciam um dos seus ativos mais importantes - O conhecimento.
Se na sua empresa os documentos ainda são criados em papel, precisam circular até conseguir uma assinatura ou aprovação para finalmente serem arquivados numa pasta, saiba que sua empresa está perdendo em termos de competitividade para aquelas que já optaram por fazer a transformação digital dos serviços oferecidos a seus clientes e alavancaram a eficiência, criaram novos hábitos nos consumidores e mudaram a forma de lidar com o conhecimento.
De acordo com uma pesquisa da Markets And Markets, o tamanho do mercado de ECM irá crescer de US $ 24 bilhões em 2015 para US $ 59 bilhões até 2020.
Assim sendo, não basta ter um arquivamento organizado e ser capaz de encontrar rapidamente a informação que procura, mas também é importante ter processos mais seguros e eficientes abrangendo toda a organização de documentos. Hoje, as empresas que não acompanham a transformação digital e continuam confiando nos arquivos analógicos, processos de negócios baseados em papel, além de comprometer a sua produtividade, também colocam em risco a sua permanência no mercado a longo prazo.
O que são softwares de Enterprise Content Management?
Uma ferramenta ou software de Enterprise Content Management ou ECM, também conhecido como software de gerenciamento de documentos ou ainda sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), embora o conceito de ECM seja muito mais amplo, indo além das funções do arquivamento eletrônico de documentos com recursos para gestão de informação, trabalho colaborativo e gerenciamento de processos de negócio.
Trata-se de um software que gerencia o conhecimento de uma instituição como um todo, de modo que o conhecimento que antes ficava armazenado em muitos lugares diferentes como: computadores, gavetas, livros ou na cabeça das pessoas, agora possa ser todo ele centralizado e controlado
Como escolher uma boa ferramenta?
Segundo o Gartner Group, que desenvolve pesquisas, presta consultorias e pública estudos sobre tecnologias corporativas, existem alguns componentes chave que devem estar presentes em uma ferramenta de ECM de excelência:
Trata-se de um software que gerencia o conhecimento de uma instituição como um todo, de modo que o conhecimento que antes ficava armazenado em muitos lugares diferentes como: computadores, gavetas, livros ou na cabeça das pessoas, agora possa ser todo ele centralizado e controlado
Como escolher uma boa ferramenta?
Segundo o Gartner Group, que desenvolve pesquisas, presta consultorias e pública estudos sobre tecnologias corporativas, existem alguns componentes chave que devem estar presentes em uma ferramenta de ECM de excelência:
• Gestão de Registros
• Gestão de documentos
• Captura e processamento de imagens
• Gestão de registros
• Fluxos de trabalho
• Compartilhamento social
• Conteúdo web
• Gestão analítica
• Mobilidade
• Componentes extras
Na hora de optar por uma ferramenta, primeiro certifique-se de que o provedor tenha conhecimento e experiência comprovada em seu segmento de negócio, em seguida leve em consideração estas funcionalidades, elas garantem que a ferramenta de ECM trabalhe de modo integrado a TI da empresa e que possa automatizar processos de documentação com alta demanda e permita a conectividade construindo uma grande plataforma colaborativa.
Como os documentos são arquivados no ECM?
As empresas produziram uma quantidade imensa de conteúdos ao longo dos últimos anos, estes conteúdos foram arquivados em locais diferentes, gerenciar este volume de conhecimento tornou-se um obstáculo para as empresas serem mais produtivas.
O arquivamento estruturado de todos os documentos em um local central de documentos é peça chave para o gerenciamento eficiente das informações. Na interação com os outros sistemas da TI da sua empresa, com o e-mail ou, por exemplo, o sistema ERP, uma ferramenta de ECM coloca todos os documentos diretamente em uma organização conjunta.
Cada colaborador, independentemente do local onde esteja e do hardware que utiliza, se estiver autorizado, tem acesso a todas as informações necessárias para realizar o seu trabalho.
Num instante, todos os documentos relacionados a um cliente, projeto ou transação ficam ao seu alcance, assim, seus colegas conseguem ler, compartilhar e editar o mesmo documento, sem confusões de versões diferentes. Simultaneamente, o sistema de ECM protege os documentos, evitando que sejam perdidos, e garante o cumprimento das normas de conformidade vigentes. Todos compartilhando a mesma interface de software.
O que são fluxos de trabalho?
Uma ferramenta robusta de ECM além de prover uma plataforma de informações e arquivos segura, também tem um uma importância estratégica dentro do departamento de TI de uma empresa, o de controlar digitalmente as práticas de funcionamento e as conectá-las em rede de forma gradual.
Para isso, é necessário que existam fluxos de trabalho bem definidos. Eles gerenciam os documentos eletronicamente para visualização, controle ou aprovação dos colaboradores responsáveis e asseguram que estes colaboradores desempenhem suas tarefas corretamente e com pontualidade. Enquanto isso, todas as etapas de processamento são documentadas automaticamente, sendo rastreáveis em cada fase de uma cadeia de processos e ao longo de todo o tempo.
Quais as principais vantagens do ECM?
Hoje em dia trabalhar de forma não produtiva e desperdiçar recursos não é mais admitido, é preciso investir na competitividade da sua empresa.
1. Ganhar tempo
Para isso, é necessário que existam fluxos de trabalho bem definidos. Eles gerenciam os documentos eletronicamente para visualização, controle ou aprovação dos colaboradores responsáveis e asseguram que estes colaboradores desempenhem suas tarefas corretamente e com pontualidade. Enquanto isso, todas as etapas de processamento são documentadas automaticamente, sendo rastreáveis em cada fase de uma cadeia de processos e ao longo de todo o tempo.
Quais as principais vantagens do ECM?
Hoje em dia trabalhar de forma não produtiva e desperdiçar recursos não é mais admitido, é preciso investir na competitividade da sua empresa.
1. Ganhar tempo
Nos os sistemas de arquivamento convencionais, os documentos muitas vezes são classificados de forma incorreta e se torna impossível localizá-los. Boa parte do tempo de um funcionário é desperdiçado pesquisando e-mails, documentação em papel, discos rígidos e nos arquivos físicos para encontrar informações para o seu trabalho.
Usando um sistema de ECM, Em vez de horas, a procura de documentos leva apenas alguns segundos. Já uma palavra-chave leva com exatidão ao documento certo. Por fim, você terá tempo suficiente para se concentrar em tarefas mais importantes.
2. Economia de papel, esforço, espaço, tempo e dinheiro
Usando um sistema de ECM, Em vez de horas, a procura de documentos leva apenas alguns segundos. Já uma palavra-chave leva com exatidão ao documento certo. Por fim, você terá tempo suficiente para se concentrar em tarefas mais importantes.
2. Economia de papel, esforço, espaço, tempo e dinheiro
Trabalhar com documentos em papel impede que uma tarefa seja feita rapidamente, além de ser caro em comparação com o arquivamento de documentos digitais. Já calculou quanto está desperdiçando, atualmente, com o custo de cópias, mão de obra, impressões e distribuição? Acrescente o material e a necessidade de salas grandes para guardar por longo prazo.
3. Ter mobilidade
Imagine um funcionário que passa uma grande parte do seu tempo de trabalho em viagens de negócios, reuniões com clientes ou trabalhando em casa, será muito importante se puder ter mobilidade ou acesso, de modo simplificado, a documentos e informações da empresa através de um notebook, smartphone e tablet com o software de ECM.
Uma estratégia de mobilidade segura na sua empresa, garante que os processos não se acumulem e os colaboradores estejam, a qualquer momento e em qualquer lugar, perfeitamente informados e preparados para fornecer informações.
4. Reduzir as falhas nos processos com documentos
Um gerenciamento de informação precário pode levar à perda de documentos e fazer com que as normas legais e os prazos de guarda não sejam cumpridos ou também fazer circular versões desatualizadas de documentos por engano.
Automatizando os processos baseados em documentos, estas possibilidades de falhas podem ser evitadas. Consequentemente, as funções automáticas do ECM ajudam você a classificar documentos de forma correta.
5. Mais clareza e visibilidade nos processos
O controles de versão assegura que todos os colaboradores acessam sempre a versão atual de um documento, já os fluxos de trabalho automáticos definidos com exatidão impedem que os documentos sejam editados incorretamente ou muito tarde, ou ainda que desapareçam ao longo do caminho que percorrem na empresa.
6. Processos mais Inteligentes
Quer se trate de aprovações, pedidos, follow-ups ou outros processos de decisão, os processos de trabalho relacionados com documentos desenrolam-se não só mais rapidamente, mas também com maior confiabilidade por via digital o que através de papel.
Após estarem claramente definidos, todos os processos decorrem com segurança e sem falhas. Se o colega responsável estiver ausente, o sistema reage igualmente de forma automática e direciona o documento para quem estiver substituindo-o.
7. Gerenciamento Avançado de E-mail
Grande parte da correspondência importante para a empresa passa, entretanto, pelo e-mail. Pode ser faturas, consultas, confirmações de encomendas ou de uma reserva de hotel, regras claras para o manuseio e arquivamento de e-mails são uma vantagem estratégica.
Um funcionário pode organizar os e-mails importantes para a empresa segundo uma ordem estruturada com outros documentos. Informações importantes deixam de ficar ocultas em caixas postais pessoais, passando a estar disponíveis, de forma rápida e organizada, para todos os colaboradores autorizados.
8. segurança
Os documentos não podem ser perdidos, as informações sensíveis devem ser salvaguardadas e os deveres de armazenamento e documentação oficiais ou específicos de setores devem ser cumpridos.
O Enterprise Content Management os protege contra o acesso não autorizado, contra a perda de dados e falha do sistema. Também em caso de catástrofes, tais como incêndios ou inundações, seus documentos podem ser facilmente recuperados.
Um especialista em ECM pode orientar como gerenciar documentos nos seguintes aspectos:
• Para todos os tamanhos de empresas, setores e departamentos
• Possibilidades de expansão
• Integração individual e simples em aplicativos especializados específicos
• Soluções equivalentes Cloud e On Premise
As Bases para o Sucesso com ECM
Utilizando as tecnologias de navegadores, as soluções em nuvem e os aplicativos móveis mais recentes para sua vantagem competitiva, com recursos como estes sua empresa poderá inovar oferecendo novos serviços ou realizando as tarefas de forma muito mais eficiente.
3. Ter mobilidade
Imagine um funcionário que passa uma grande parte do seu tempo de trabalho em viagens de negócios, reuniões com clientes ou trabalhando em casa, será muito importante se puder ter mobilidade ou acesso, de modo simplificado, a documentos e informações da empresa através de um notebook, smartphone e tablet com o software de ECM.
Uma estratégia de mobilidade segura na sua empresa, garante que os processos não se acumulem e os colaboradores estejam, a qualquer momento e em qualquer lugar, perfeitamente informados e preparados para fornecer informações.
4. Reduzir as falhas nos processos com documentos
Um gerenciamento de informação precário pode levar à perda de documentos e fazer com que as normas legais e os prazos de guarda não sejam cumpridos ou também fazer circular versões desatualizadas de documentos por engano.
Automatizando os processos baseados em documentos, estas possibilidades de falhas podem ser evitadas. Consequentemente, as funções automáticas do ECM ajudam você a classificar documentos de forma correta.
5. Mais clareza e visibilidade nos processos
O controles de versão assegura que todos os colaboradores acessam sempre a versão atual de um documento, já os fluxos de trabalho automáticos definidos com exatidão impedem que os documentos sejam editados incorretamente ou muito tarde, ou ainda que desapareçam ao longo do caminho que percorrem na empresa.
6. Processos mais Inteligentes
Quer se trate de aprovações, pedidos, follow-ups ou outros processos de decisão, os processos de trabalho relacionados com documentos desenrolam-se não só mais rapidamente, mas também com maior confiabilidade por via digital o que através de papel.
Após estarem claramente definidos, todos os processos decorrem com segurança e sem falhas. Se o colega responsável estiver ausente, o sistema reage igualmente de forma automática e direciona o documento para quem estiver substituindo-o.
7. Gerenciamento Avançado de E-mail
Grande parte da correspondência importante para a empresa passa, entretanto, pelo e-mail. Pode ser faturas, consultas, confirmações de encomendas ou de uma reserva de hotel, regras claras para o manuseio e arquivamento de e-mails são uma vantagem estratégica.
Um funcionário pode organizar os e-mails importantes para a empresa segundo uma ordem estruturada com outros documentos. Informações importantes deixam de ficar ocultas em caixas postais pessoais, passando a estar disponíveis, de forma rápida e organizada, para todos os colaboradores autorizados.
8. segurança
Os documentos não podem ser perdidos, as informações sensíveis devem ser salvaguardadas e os deveres de armazenamento e documentação oficiais ou específicos de setores devem ser cumpridos.
O Enterprise Content Management os protege contra o acesso não autorizado, contra a perda de dados e falha do sistema. Também em caso de catástrofes, tais como incêndios ou inundações, seus documentos podem ser facilmente recuperados.
Um especialista em ECM pode orientar como gerenciar documentos nos seguintes aspectos:
• Para todos os tamanhos de empresas, setores e departamentos
• Possibilidades de expansão
• Integração individual e simples em aplicativos especializados específicos
• Soluções equivalentes Cloud e On Premise
As Bases para o Sucesso com ECM
Utilizando as tecnologias de navegadores, as soluções em nuvem e os aplicativos móveis mais recentes para sua vantagem competitiva, com recursos como estes sua empresa poderá inovar oferecendo novos serviços ou realizando as tarefas de forma muito mais eficiente.
Adaptabilidade
Basta um dispositivo conectado à Internet, no qual esteja instalado um navegador padrão, um sistema de ECM robusto pode ser instalado em todas as plataformas em aparelhos como Windows, Mac-OS e sistema Android.
Capacidade de integração
Uma ferramenta de ECM deve sempre ser inserida em um ambiente de TI já existente, pois seu potencial é totalmente desenvolvido quando ele é integrado a outros sistemas. Para um fluxo de trabalho, por exemplo, arquive ou acesse os documentos diretamente do programa de contabilidade.
Quer seja através de configuração guiada por menu ou por meio do extenso SDK, há múltiplas vias que possibilitam qualquer tipo de integração sempre feita para as necessidades e os recursos disponíveis.
Escalabilidade
É possível começar com poucos usuários de um departamento e expandir gradualmente o sistema para outros departamentos. É fácil manter o sistema com alto desempenho, independentemente da quantidade de usuários e de documentos arquivados. Esta flexibilidade no dimensionamento com uma administração simples é que faz com que o sistema se manténha estável.
Proteção
Tecnologias que garantem a proteção dos usuários contra a perda de dados e documentos e ao mesmo tempo, que apenas os usuários com permissão tenham acesso às informações.
Os documentos e seus dados podem ser armazenados em bancos de dados separados. Além disso, existe a duplicação dos dados dos documentos. Assim, mesmo em um caso muito raro de falha do banco de dados, ele sempre será recuperado.
Um sistema com proteção confiável contra o acesso não autorizado.
Processos robustos
Você pode controlar e monitorar quaisquer processos de trabalho baseados em documentos de forma excepcionalmente eficiente através de fluxos de trabalho digitais.
Um fluxo de trabalho digital é um tipo de plano de processos estruturado, no qual você determina regras para o processamento de documentos que ocorrem com frequência, como, por exemplo, notas fiscais de entrada.
As tarefas relacionadas com um documento passam, etapa após etapa, de um
responsável para o próximo e, quando necessário, também podem ser processadas paralelamente.
Assim, todos os participantes têm sempre o status atual na tela: Se um colega liberar um montante parcial de uma fatura, os dados são atualizados automaticamente na outra fatura.
Para cada tarefa o que deve acontecer é determinado com precisão quando um colaborador está de férias ou um determinado prazo tiver decorrido.
Dependendo do nível de escalamento, um lembrete é enviado ou a tarefa é atribuída novamente.
Trabalhar em conjunto de forma eficiente
Os processos automatizados asseguram que os documentos são editados de modo estruturado e todas as tarefas efetuadas de modo confiável. O status atual de um documento é rastreável a qualquer momento.
Conclusão
Existem excelentes motivos para gerenciar documentos com o Enterprise Content Manager e alavancar tanto a eficiência das suas operações internas quanto atingir a máxima satisfação dos seus clientes através de serviços cada vez mais qualificados.
